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失敗しないPDCAのまわし方

失敗しないPDCAのまわし方

PDCAサイクルとは、企業の業績を上げたり、業務を効率的に行うための方法論を指します。

Plan(計画)・Do(実行)・Check(評価)・Action(改善)を1サイクルとし、これを繰り返すことで生産管理や品質管理など、管理業務の課題に対して継続的改善を目指すことができます。

1.Plan:計画する

PDCAの「P」とは、目標を設定し計画を作成する段階のことです。

解決したい問題や目標に対する情報を収集し、計画を立てていきます。

まずはPDCAの基本のP(Plan:計画)について学んでいきましょう。

①.プロジェクト成功の鍵は計画にあり

日々目まぐるしい変化を遂げる現代社会。企業は常に新しいことに挑戦しなければ、勝ち残ることができない厳しい環境です。

そのため、多くの企業が新規事業や新たなサービスの開発に取り組んでいますが、そうした新しい試みは必ずしも成功するとは限りません。

あなたも現場で、プロジェクトの失敗を見聞きしたことがあるのではないでしょうか?

実は、プロジェクト成功の鍵は「計画」に隠されています。

②.プロジェクト失敗の原因はどこにある?

失敗するプロジェクトは、「なんとなく」予算やスケジュールが決まり、関係者への共有不足や、不確定要素が多いまま進む傾向にあります。

つまり、プロジェクトの成功のためには、「決めなければいけないこと」をいち早く決定し、不確定要素をなるべく早くつぶすための「計画」が大切になるのです。

③.計画は慎重に明確な目標を立てる

すぐに達成できる「簡単な目標」ばかりを安易に計画してしまうと、毎回小さな成果に満足してサイクルを回すことなく終了してしまいます。
逆に「高すぎる目標」だと、途中でやる気を失い、諦めてしまうことになりかねません。

計画は慎重に、プロジェクトメンバー全員で真剣に議論し、一人ひとりが納得できる「明確な目標」を設定しましょう。

④.計画の期限とノルマを決める

計画を立てるということは、「期限」と「ノルマ」を決めることです。

ノルマは、後から評価(Check)できるように計測可能な数値目標にしましょう。

数値目標がなければ、検証段階で「達成できたのかどうか」はおろか「何が良くて、何が悪かったのか」すら分析できずそこから改善(Action)することが困難になってしまいます。

「今月、20社の企業にアポイントをとり、その中の5社と契約を成立させる。」など、数字の目標があれば評価(Check)→改善(Action)をスムーズに行うことができます。

2.Do:実行する

PDCAの「D」とは、Pの段階で立てた計画を実行する段階のことです。

計画を達成するためには、実行段階でもこまめな段取りが必要です。

一歩一歩確実に実行力をつけるための方法をご紹介します。

①.計画した目標を、具体的に分解する

計画(Plan)段階で設定した目標を実際の実行項目(Do)に分解していきます。

例えば、1年間の長期的なプロジェクトを6ヶ月・3ヶ月・1ヶ月後など短期的な行動目標に落とし込んだり、チーム内で課題を割り振りするなど、具体的に実行項目を練りましょう。

チームで割り振りする場合は、5W 2Hに沿っていつ(When)・誰が(Who)・何を(What)・なぜ(Why)・どこで(Where)・どのぐらいの量(How much)・どのような方法で(How)実行するかを意識しましょう。

②.優先順位をつけ、タスクを絞る

次に、実行項目の優先順位をつけましょう。

複数ある実行項目(タスク)の中から、「重要度」や「かかる時間」などを観点にどのタイミングで実行するのか取捨選択していきましょう。

重要度の高いタスクは時間をかけてじっくりと。手軽なタスクは早めにサッと終わらせるのが効率的です。

かかる時間に関しては、効果が出るまで続けなければならない「継続型」のタスクや、
1度の実行で終わる「完結型」のタスクもあるのでそれぞれの見極めも重要です。

③.定量化し、達成率を検証する

実行項目を予定通りに行動に移せたかどうかを客観的に判断するために「Doの定量化」を行いましょう。

もし週に1回ペースで評価(Check)を行うのであれば、その周期に合わせて「Doの定量化」を行うことがとても重要です。

大きな目標を達成するには「毎週5件のアポイントをとる」といった、こまめな行動目標を立てた上で正確にその記録をとり、毎週その達成率を検証しながら軌道修正をすることが必要です。

④.目標を「To Do化」し、短期的なタスクに落とし込む

「To Do化」とは実行する目標に対し、「いますぐに手をつけられる」という状態まで
具体的なタスクに短期化し、落とし込むことです。

期日を細かく設定することで、管理がしやすく進捗の確認もでき、目標達成の正確さが増します。

To Doの進捗確認は実行中に行い、To Doをこまめに確認し、遅れをペースアップするなど微調整していきましょう。

3.Check:評価する

PDCAの「C」とは、計画に沿って実行できたのかを評価する段階のことです。

この段階で試みたDo(実行)の結果をPlan(計画)の時の目標と比較して分析し、実行策が有効かどうかを検証します。

①.主観的な感想でなく客観的な評価をする

実行(Do)した結果が目標に達したかを評価(Check)する際、重要なのが客観的な仕事の振り返りです。

「自分なりに頑張った」「苦労した分、次はチャンスが来るはずだ」などは主観的な感想であり、正しい評価とは言えません。

仕事の内容に関わらず、どうして成功したのか、どうしてミスをしたのかを客観的に捉え、計画の出来栄えや方法の良し悪しを明確にすることがポイントです。

②.計画をやりきってから評価する

評価で大切なのは、そのタイミングです。

立てた計画は一定期間実行してから検証しましょう。

長期的な計画の場合、成果がなかなか出ないため、つい途中段階で検証したくなりますが中途半端な状態での検証の繰り返しは、安易な計画変更を招き、逆に効率が悪くなります。

ある一定の期間、継続してから評価することで、信頼性のある検証結果が得られるのです。

③.評価基準を明確にする

客観的な検証のためには、評価基準を明確にすることが重要です。

基準があいまいだと、定量的な評価ができず、正確な検証を行うことができません。

「出来たor出来なかった」「良いor悪い」ではなく、評価基準を定量化・明文化することで、検証がスムーズになり、計画の良し悪しが分かりやすくなります。

④.自己検証し、改善のための仮説を立てる

評価を明確にしたところで、次の段階の改善(Action)のために改善策の仮説を立てておきましょう。

実行目標が達成できなかった場合、個人レベルの検証は事前に行い、仮説を立てておき、会議や情報共有の場では、評価とともに改善策を話し合いましょう。

そうすることで、対策をスムーズに立てることができ、かつ関係者にも共通認識されるので、迅速に次の行動に移ることができます。

目標が達成されなくても、改善案の仮説を立てておけば問題点の早期解決につながり、これから先のスキルアップも目指せます。

4.Action:改善する

PDCAの「A」とは、検証結果をもとに業務を改善する段階のことです。

ただし、PDCAサイクルには始まりも終わりもありません。

Action (改善)を経て、また新たに目標に挑み続けましょう。

①.検証結果から適切な改善策を検討する

プロジェクトにおいて、改善(Action)についての会議が最も重要な情報共有の場です。

評価した検証結果をもとに業務を見直し、最適な改善策について会議で話し合います。

実行した結果は、多くの場合当初の計画とギャップが生じるものです。

そのギャップを埋めるため、常に改善を繰り返す必要があります。

検証結果から、どこに改善できるポイントがあるのか仮説を立てることも重要です。

②.会議では改善についてのみ議論する

会議を無駄なくより有意義なものにするため、出席者には各メンバーが評価した検証結果をもとに改善策をいくつか準備しておくことをルール化して、会議では「改善策」についてのみ議論します。

参加者のさまざまなアイデアから解決方法を探り計画を継続するか、中止するか、別の方法を導入するかなど色々な角度から話し合いましょう。

「検証」についての話し合いを避けることで時間の無駄を省くことができます。

③.改善策を決め次の計画に落とし込む

毎回それぞれのプランについて評価、改善を行うことは簡単ではありませんが、問題点を改善せずに放置しておくと、同じ課題にぶつかり、かえって効率が悪くなります。

話し合いで決めた改善策は、次の計画(Plan)に盛り込み、期限と各メンバーのノルマを設定し、誰が、何を、どこで、いつまでに、どれくらいの量、どの方法で行うかを明確にしていきましょう。

こうして新たなPDCAサイクルをまわしていきます。

改善を実施し続けていくことで、計画が強化され、プロジェクトも成長を続けることができます。

④.改善を経て次のプランにステップアップする

改善策を次の計画のベースとすることがPDCAサイクルの基本です。

明確な課題のもとPDCAを繰り返すことでコミュニケーションは円滑になり、チームの成果、個人スキルは向上していきます。

シンプルな手法ですが、一度きりにするのではなく継続して活用することで、次のステージに自然とステップアップしていくはずです。

5.まとめ

PDCAサイクルは、全ての分野で応用が可能な上たくさんの解決策の中から、より良い方法を探ることもできます。

ただし、PDCAサイクルは計画、実行、評価、改善が連続して行われるからこそ意味をなす方法論なので、結果検証は1サイクルごとに行うことが大切です。

ビジネスに限らず、世の中には「完璧なもの」は存在せず何事も、常にさらなる改善の余地があります。

ビジネスやサービス、さらには生活がより良いものになるよう、PDCAサイクルを意識してまわしていきましょう。

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