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ビジネス電話は時間帯に要注意!何時にかけるのがベストなのか?

ビジネス電話は時間帯に要注意!何時にかけるのがベストなのか?

電話をかける時間にもマナーが存在します。

営業時間内であれば、いつ電話をかけても問題ないだろうと思っている人もいますが、時間帯によっては失礼だと思われてしまうこともあるので注意しましょう。

例えば、仕事を終えて退社しようとしている時に、自分宛てに電話がかかってきたら「何でこんなタイミングで電話をかけてくるのか。」と不快感を覚えることもあるはずです。

そこで今回は、電話を控えるべき時間帯や、電話をかけるうえでベストな時間などをご紹介します。

1.一般的な会社の就業時間

電話を控えるべき時間や、電話をかけるうえでベストな時間を把握するには、まず一般的な会社の就業時間を知る必要があります。

一般的な会社では、就業時間は8時~18時の間の8~9時間とされています。8時始業で8時間労働だと8時~17時が一般的です。

このように、一般的な会社の就業時間や労働時間を押さえておけば、電話をかける最適な時間帯を予測できます。

特に、すでに取引をしている相手企業であれば、事前に聞いておくことも有効ですし、先方のコーポレートサイトや採用サイトなどを確認し、就業時間を把握してから電話をかけることも可能です。

2.電話を控えるべき時間帯

一般的な会社の就業時間がわかったところで、ここでは電話を控えるべき時間帯を見ていきましょう。

電話を控えるべき時間帯は以下の5つが想定されます。

①.始業時間前
②.始業開始から30分以内
③.昼休憩
④.終業間際
⑤.終業時間以降

①.始業時間前

まず、始業時間前の電話は控えるべきです。

始業時間は、これから1日行う仕事を準備するための時間であり、その時間帯に電話をかけるということは、仕事の準備を妨げてしまう可能性があります。

また、先方がまだ出社していなかった場合、代わりに応対した人はまだ出社していない旨をこちらに伝えてきますが、「こちらの担当者がまだ出社していなくて申し訳ないな。」と気兼ねしてしまうかもしれません。

②.始業開始から30分以内

始業したからと言って早速電話をかけていいものではありません。ビジネスマナーとして、始業開始から30分以内も電話をかけるのは避けるべきです。

一般的に、始業開始の直後は、朝礼や打ち合わせがあったり、メールを確認したりと何かと慌ただしいものです。

そのため、先方がすぐに電話に出られないことも予想できますし、仮に電話に出られたとしても打ち合わせ中や朝礼の最中では途中で抜け出して応対してもらうことになるので、先方の業務の妨げになっているということを意識しましょう。

③.昼休憩

5つの電話を控えるべき時間帯の中で、特に避けるべきは昼休憩の時間帯です。

多くの会社では、12時~13時や12時30分~13時30分などを昼休憩としています。

そのため、電話をかけても先方は電話に出られない可能性が高いですし、人によっては昼食を食べている時に電話をかけるなんて非常識だと感じることもあるでしょう。

また、昼休憩が当番制で、昼休憩の時間帯でも誰かが電話を取るシステムの会社にかけたとしても、こちらの用件に関係ない電話当番の人が応対した場合、余計な負担をかけてしまいます。何より、先方もしくはこちらがかけ直す必要も出てくるため効率的ではありません。

④.終業間際

終業間際も避けるべき時間帯の1つです。

始業時間から30分以内の時間や、昼休憩よりは先方につながりやすい時間帯ですが、一般的に1日の仕事の仕上げや報告などで忙しいことが多い時間帯でもあります。また、パソコンをシャットダウンして帰り支度を始めている人もいるでしょう。

そのような時間に電話がかかってきても、先方が慌ただしさから用件を聞き漏らしてしまうかもしれませんし、パソコンをすでにシャットダウンしていたらまた起動させなければならず手間をかけさせてしまうため、避けるべきです。

⑤.終業時間以降

終業時間以降に電話をかけるのもやめておきましょう。

営業など職種によっては、日中は外回りで終業時間外に会社に戻ってくることから、比較的電話がつながりやすい時間帯ですが、かけた場合「この人は会社の終業時間を知らないのか?」と不信感を与えてしまいます。

こちらからの電話が先方の終業時間以降になりそうな時は、翌日に日を改めて折り返すのがマナーです。

3.電話をかけるうえでベストな時間帯

電話を控えるべき時間帯についてご説明しましたが、ここからは電話をかけるうえでベストな時間帯についてご紹介します。

具体的には、以下の2つの時間帯がベストです。

・始業から30分後~昼休憩前
・昼休憩から終業1時間前

この時間帯は、前者は朝礼や打ち合わせなど朝の準備を一通り終え、後者は昼休憩から戻ってきていて、比較的電話がつながりやすい時間帯と言えます。

これらの時間帯ならば、電話をかけても失礼に当たることはまずないでしょう。

ただし、電話をかけるうえでベストな時間帯でも曜日には注意する必要があります。

例えば、休み明けの月曜日の午前中や週末前の金曜日など、企業によっては業務が立て込む曜日があることも考えられるからです。

このように、電話をかける際は、企業の迷惑にならない時間帯や曜日に配慮することが大切です。

4.避けるべき時間帯にどうしても連絡が必要な時は?

仕事をしている以上、先方に緊急の連絡を入れる必要性がある場面に直面することもありますが、就業時間外など好ましくない時間ではかけるのをためらう人もいるでしょう。

一般的に、緊急を要する場合に限っては避けるべき時間帯に電話をかけることはやむを得ないものとされています。

この場合は、「お忙しいところ恐れ入ります。」と気遣いのひと言を添え、内容をできるだけ簡潔にまとめ、スピーディーに伝えるようにすると角が立ちにくいでしょう。

また、よほどの緊急の案件でなければ、ひとまずメールの他、チャットツールなどSNSで緊急の案件の内容を伝え、翌日補足の電話を入れることも無難な連絡手段の1つです。

なお、いずれの連絡手段にしても、その案件の緊急性や内容の期限を先方に伝えることで、先方も慌てずに業務手順を組むことができます。

5.まとめ

電話をかけるのを避けるべき時間や、かけるうえでベストな時間を把握しておくことで、先方とのすれ違いを防ぎ、不信感を与えないやり取りができるようになります。

緊急を要する際も一度落ち着いて、先方に電話をかけるべきか、または他の手段で連絡するかを検討してください。

一番大切なのは、自分だったらどうしてほしいか、先方の業務サイクルはどうなのかなど、相手の立場に立って考えて電話をかけることです。

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