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担当者が休みの時のビジネス電話の対応方法

担当者が休みの時のビジネス電話の対応方法

休み中の担当者宛てに取引先から電話がかかってくることがあります。

その際、とっさに以下のような受け答えが思い浮かびますが、どのように対応するのが適切なのかわからない、という人も少なくありません。

・お休みを頂いております。
・終日不在にしております。

そこで今回は、担当者が休みの時のビジネス電話の対応方法をご紹介していきます。

ポイントを押さえていれば、いざという時も適切に対応することができますので、この機会にマスターしておきましょう。

1.担当者が休みの時の正しい電話対応のポイント

取引先から担当者宛てに電話がかかってきた場合、次のようなフローで対応するとスムーズです。

①謝罪の言葉
②休みの状況
③今後の対応の確認

まず、「申し訳ございません。」と担当者不在の謝罪の言葉を述べてから、「あいにく〇〇は休みを取っております。」と担当者が休んでいることを伝えます。

この場合は、「休み」であることを担当者にしっかり伝えることがポイントです。

休みであると伝えていいのか悩んで、「外出しております。」「席を外しております。」などと伝える人がいますが、休みであることをしっかり伝えないと、再度取引先から電話がかかってくることもあり、お互いに時間を無駄にしてしまいますし、何より失礼にあたります。

そのため、「休み」であることをきちんと伝えるようにしましょう。

ただ、クレーム電話の対応など、「休み」であることを伝えるのが好ましくない場合は、「終日不在にしております。」など、臨機応変にフレーズを変える必要がありますので、電話の内容もしっかり確認するようにしましょう。

2.電話対応時に注意すべきこと

ここからは、担当者が休みの時の電話対応で注意すべきことをご紹介します。

・言葉遣いに気を付ける
・役職・敬称をつけない
・余計な情報は伝えない

言葉遣いに気を付ける

ビジネスシーンにおいて、担当者が休みを取っている旨を取引先に伝える際に、「お休みを頂いております。」と伝える人も多いです。一見正しい言葉遣いのように見えますが、実は敬語としては間違った使い方をしています。

自社の人の行動を社外の人に説明する時は、謙譲して説明するのが一般的です。そのため、この場合は休みという行為に「お」をつけて丁寧語にするのは不自然です。

また、休みは社外の人に頂くものではなく、自社から受けるもので、「頂いております」という表現も不適切です。

同様の理由で、「お休みを頂戴しております。」もNGになります。

○:休みを取っております。
☓:お休みを頂いております。/お休みを頂戴しております。

役職・敬称をつけない

新入社員に特にありがちですが、担当者が上司だった場合、「〇〇部長は休みを取っております。」と、役職をつけてしまうことがありますが、自社の人間に役職名をつけるのはマナー違反です。

同様に、「〇〇さんは~」と敬称をつけることもNGです。

あなたにとっては上司ですが、取引先の上司ではないので注意しましょう。

余計な情報は伝えない

担当者が休んでいる理由は個人情報に当たるため、取引先に聞かれたとしても伝える必要はありません。

有休や体調不良、忌引など、会社を休む理由は様々ありますが、いずれの場合も伝える必要はありません。

そのため、「休みを取っております。」「終日不在にしております。」などのフレーズを伝えるだけで十分です。

また、担当者の具体的な行き先や自宅住所、携帯番号なども個人情報なので、こちらも取引先に知らせないようにしましょう。

3.ケース別!想定される特殊な状況での対応方法

最後に、想定されるケース別の担当者が休みの時の対応方法をご紹介します。

・長期休暇の場合
・社内の別部署からの電話の場合

不在の伝え方は、状況によって異なりますので上手に使い分けていきましょう。

長期休暇の場合

担当者が長期休暇を取っている場合は、「あいにく○○は長期休暇中でございます。〇日に出社の予定でございます。」と、長期休暇中であることと次の出社予定日を伝えましょう。

そして、「差し支えなければ、代わりにご用件を承ります。」と、担当者に代わって用件を聞くことを申し出ます。

この場合は、担当者の次の出社時に電話の用件を伝えれば問題ないですが、クレームの電話だった場合は、担当者が長期休暇中でも、電話やメール、SNS、コミュニケーションツールなどで用件を共有する必要があります。

社内の別部署からの電話の場合

大企業など課ごとに部屋が違う場合、他の課の人から電話で担当者宛てに電話がかかってくることもあります。

そのため、「〇〇さんは本日お休みしており、明日出社します。」などのフレーズで対応します。

この場合は自社内からの電話ですので、役職や敬称をつけて呼ぶことを忘れないようにしましょう。

4.まとめ

担当者が休みを取っていて自分が電話に出た時に、事実をそのまま伝えていいのか、取引先がすぐに担当者と連絡を取りたいのかなど、注意すべきポイントが実に多くあります。

今回ご紹介した担当者が休みの時のビジネス電話の対応方法を参考に、担当者が休みの時のしっかりとした対応方法を身につけてください。

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