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組織マネジメント

業務の改善点は組織マネジメントで可視化しよう!

業務の改善点は組織マネジメントで可視化しよう!

管理職として業務をこなす中で、上司から突然「我が社の業務における改善点を考えてほしい。」と相談されることもあるでしょう。

しかし、急に改善点を考えてほしいと言われても、すぐに思いつくものではありません。

そこで今回は、組織マネジメントを用いた業務における改善点を可視化する方法から改善策の出し方までをわかりやすくご紹介します。

1.改善点は会社によりけり

業務における改善点は会社によって異なります。(ここで言う改善点とは「改善を要する事項」を指します。)

世の中には、優良企業が実践する業務改善方法や、わかりやすい業務改善マニュアルなど、会社の改善点に関する書籍が数多く出回っていますが、会社の風土やビジョンなど、どれ1つとして同じところはないため、書籍の内容をそのまま真似しても改善は難しいのが現実です。

そのため、業務改善はさまざまな企業や管理職がベースとしている理論を使って、自社や自分のチーム用にアレンジしていく必要があります。

今回は、数ある理論の中から組織運営の基本手法である”組織マネジメント”の考え方を活用し、改善点の可視化や改善策の策定方法についてご紹介します。

2.改善点を組織マネジメントの視点で可視化する

組織マネジメントは、組織をスムーズに運営していくための基本的な概念です。組織マネジメントの視点を用いることで、改善点を可視化することができます。

組織マネジメントの目的は、「ヒト」「モノ」「金」「情報」という経営資源を適切に配分・組織化し、有効に機能させることで、会社としての目標達成に導くことです。

今回はこの4つの視点から改善点を見出すためのポイントをご紹介します。

ヒト

「ヒト」に関しては、特定の社員に仕事が集中していないか、何らかの理由で能率が低下している社員がいないか、プロジェクトの人員配置は適切か、などをチェックします。

個人の状況はもちろん、チーム間や上司と部下の連携まで確認すると、「ヒト」の問題点を把握できるはずです。

組織マネジメントにおいて、「ヒト」は最も大切な経営資源と言われており、組織の掲げた目標を達成するには「ヒト」が組織において有効に機能する必要があります。

後ほどご紹介する「モノ」「金」「情報」は「ヒト」が扱わない限り単体では機能しませんし、それらを用いてキャッシュフローを生み出すのも「ヒト」の最大の役割です。

モノ

「モノ」とは、業務を行ううえで使用するパソコンや机などであり、無駄になっている備品があるか、現在のオフィスのレイアウトの利便性などを再確認します。

そうすることで、例えばオフィスで複数の新聞を購入しているが明らかに誰も読んでいないものがあったり、チームメンバーの机の配置が飛び地となっているゆえに、無駄な移動が発生するといった改善点を見つけることができるようになります。

「ヒト」が扱わない限り「モノ」は単独で機能することはありませんが、「ヒト」を有効に機能させるためには「モノ」についても改善点を見つけ出さなければなりません。

人材採用や大きな設備購入などは、一般的に取締役など課長職より上に権限があります。

しかし、自分の管轄の社員が過度に残業していないか、必要以上の訪問や出張などで経費を使っていないかなどはチェックできます。

「金」は、改善したかどうかが最もわかりやすいですが、「ヒト」や「モノ」に無理をさせてしまう可能性もあるため、注意する必要があります。

情報

ここで言う「情報」とは、ノウハウやマニュアル、技術、知的財産といった知的資産のことで、企業の競争力の源泉となります。

管理職は、特定の社員が会社全体で共有すれば有用な技術を持っているにもかかわらず独占していないか、管轄の部署で定型業務がマニュアルとして整備されているかなどをチェックする必要があります。

テクノロジーの進化とともに、「情報」も組織マネジメントにおいて適切な管理が求められる経営資源の1つとして位置づけられるようになりました。

3.改善点から改善策を導き出す

4つの経営資源を用いて改善点を可視化したら、次は改善策を見出すフェーズに移行します。

まずは、可視化された改善点の中ですぐ対処できそうなことを洗い出しましょう。

例えば、「特定の社員(以下社員A)に仕事が集中している」ことが改善点だった場合、「社員Aの仕事を社員B、社員Cに振り分ければ、社員Aへの集中を回避できそうだ」と、改善できそうなことを挙げていきます。

次に挙がってきた改善点に対し、「社員A、B、C 3人の仕事を一度集約して、均等になるように担当変更する」など、具体的な改善策を出します。

そして改善策をある程度の期間実行し、効果検証する中で、さらなる改善点があればそれに対する改善策を出し、解決するまでトライ&エラーを繰り返します。

4.改善点を見つけるために管理職が身に付けるべきスキル

最後に、改善点を見つけるために管理職が身に付けるべきスキルをご紹介します。

観察力

管理職は、「ヒト」「モノ」「金」「情報」の4つの経営資源から改善点を見つけ出す必要があり、これらの変化や問題を見逃さない観察力が求められます。

観察力は、ありきたりですが「鳥の視点」で物事を見る意識をもつと身に付きやすいです。

「鳥の視点」とは、一言で言えば広い視野で物事全体を見ることです。この視点を意識することで変化や問題を発見しやすくなり、論理的に判断できるようになるでしょう。

難しい場合は、人件費などを全て自腹で支払っているという感覚で全体を見渡すと、多くの気付きを得られるはずです。

クリティカルシンキング(批判的思考)

改善点を見つけ出すために、会社内の常識や慣習に捉われず、本質を追求するクリティカルシンキングも持ち合わせる必要があります。

例えば、ラジオ体操をしてから社歌、社訓の唱和、一言スピーチ(日替わり制)と続き、最後に連絡事項という流れの朝礼が通例となっている会社があるとします。

長年このような流れの朝礼が続いていると、もはや日常の一部と化していて不満を唱える社員はいないかもしれませんが、クリティカルシンキングの視点で見ると、「所要時間の長さ」が改善点として見つかるはずです。

この場合は、社歌、社訓の唱和、一言スピーチの有用性が説明できない場合は、省いてラジオ体操の後に連絡事項に移る方が、朝の貴重な仕事の時間を確保することができるはずです。

つまり、この業務は何を目的としているのか、必要性があるのかを常に考え、改善点を見つけ出すことが大切です。

5.まとめ

会社の改善点は、ただ漠然と探していても見つかることはないでしょう。

そこで、組織を円滑に運営する組織マネジメントの手法を用いると、さまざまな視点から改善点を見つけ出すことができるようになります。

会社の改善点が見えないという人は、本記事を参考にしてみてください。

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