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ビジネス電話の折り返しの基本と失礼にならないコツ

ビジネス電話の折り返しの基本と失礼にならないコツ

仕事中に自分宛てに電話がかかってきたときに、営業で他社に訪問しているなどで出ることができないというケースは日常茶飯事だと思います。

先方からの電話に出ることができなかった際はこちらから折り返すのがマナーですが、その際に基本的なポイントを押さえていないと失敗して失礼な人と思われてしまうケースがあります。

そこで今回は、ビジネスにおける折り返し電話の基本や失礼にならない折り返し電話のコツなどについてご紹介していきます。

1.ビジネスにおける折り返し電話の基本

まず、ビジネスにおける折り返し電話で、これだけは押さえておきたい基本をご紹介します。

次の章から、さまざまなポイントや疑問についてご紹介していきますが、まずはここでご紹介する内容をしっかり押さえておくようにしましょう。

折り返し電話とは、自分が外出など不在としている時に先方から電話をいただき、それに対してこちらからかけ直す電話のことを言います。

先方はメールではなく電話で連絡をしてきていることから、急ぎの用件である可能性もあるので、なるべく早く折り返すのが基本です。

その際、メールや他のメッセージツールで、電話の内容が送られてきている可能性があるため、その辺を確認した上で折り返し電話をかけるようにしましょう。

また、営業時間後など先方が出られないことが予想される時間帯に折り返してしまうと失礼になる可能性もあるため、伝言などをきちんと確認することも大切です。

他にも、「携帯電話に折り返して繋がらなかった場合は伝言を残す」「折り返しが難しい場合はメールやメッセージツールで一言いれておく」ということも、しっかり行いましょう。

2.準備編~失礼にならない折り返し電話のコツ~

それでは、折り返し電話で失敗のないようにするためのポイントをご紹介していきます。

まずは、先方に失礼とならない折り返し電話をするために前もって準備しておくべきことを2つご紹介します。

昼食時・業務時間外・把握している忙しい時間は避ける

折り返し電話をかけるとしても避けるべき時間帯があります。

例えば、12~13時、12時30分~13時30分、13~14時などは、多くの会社が昼食をとる時間になっています。

そのため、昼食時の時間帯に折り返しの電話をかけても先方は席を外している可能性が高いでしょうし、かけてしまうと非常識な人と思われかねません。

また、業務時間外の折り返しもタブーです。

先方の会社の業務時間外にかけて、仮につながっても先方の仕事を増やしてしまうことにもつながるからです。

こちらからの折り返し電話が仕事の都合などで先方の業務時間外になりそうな時は、翌日に日を改めて折り返すのが基本です。

終業時間を少し過ぎたくらいなら、まだ先方は会社にいるだろうと思って電話をかけるようなことはやめましょう。人によっては業務時間外に電話をかけること自体を非常識と感じる恐れがあります。

上記に該当しない場合でも、先方の忙しい時間帯をあらかじめ把握している時は、その時間帯は避け、先方の仕事が落ち着いた時間に連絡しましょう。

もちろん、これらはビジネスにおける一般的なマナーですので、先方とやり取りする中で、最も望ましい方法にしていくことがベストと言えます。

情報を揃えておく

折り返し電話をかける前に準備すべきこととして、先方の情報は揃えておきましょう。

例えば、社内のほかの人が先方の電話に出た場合、先方の会社名や名前、電話番号などが書かれた伝言のメモを残してくれるはずです。

それに用件の内容が書いてあれば、先方が必要な情報を揃えてから電話をかけるべきです。

何も情報を揃えないで折り返し、また調べ直して電話をかけることは先方もこちらも時間を無駄にすることになります。

3.実践編~失礼にならない折り返し電話のコツ~

折り返し電話をかける前に準備すべきことがわかったところで、ここでは実際にかける際に失礼にならないコツを4つご紹介します。

なるべく早く折り返す

なるべく早く折り返しの電話をかけることが基本です。

なるべく早く折り返さないと、先方は折り返し電話のことを気にかけておかないといけない状況が続いてしまいますし、内容によっては作業が止まってしまうこともあります。

そのせいでこれまで順調だった仕事が滞ってしまうことも考えられるため、できるだけ早くするべきです。

静かな場所でかける

社内なら大丈夫かと思いますが、特に出先で折り返しの電話をかける時はなるべく静かな場所からかけるようにしましょう。

駅のホームや車がたくさん行き来する道路などで電話をかけた場合、声が聴き取りづらく、やり取りがしにくいことが考えられるからです。

また、どんなに早く折り返さなければならないとしても、電車の中で折り返すことは絶対にしてはいけません。

まず謝罪をしてから本題に

折り返しの電話があるまでの間、先方の業務は滞っている可能性があります。

電話がつながったら、まずは「先ほどはお電話に出ることができず、すみません。」など、電話に出れなかったことに対するお詫びの言葉を述べましょう。

その後、本題に入って話を伺います。

ただ、お詫びしすぎるのもおかしい場合がありますので、要件や状況によって言葉は選ぶようにしましょう。

相手が不在の場合はこちらからかけ直す

折り返しの電話をしても、相手も外出しているなど不在にしていることもあり得ますが、急ぎの用件でなければ、こちらからかけ直しましょう。

先方の立場が上だったりお客様にあたる場合は、向こうに電話をかけさせるのは失礼にあたるケースが多いです。

また、かけ直す場合は相手が在席している時間を聞いておくとすれ違いが少なくなります。

4.ビジネスであり?気になる折り返し電話の疑問

最後に、ビジネスシーンで気になる折り返し電話の疑問についてお答えします。

折り返し電話がつながらなかった時の対応

折り返し電話をしても先方が出ることができずにつながらないケースも考えられます。

つながるまでかけ続けるかどうか悩むところですが、この場合はすぐに諦めるのではなく、時間を置いて2~3度かけ直しましょう。逆にかけすぎるのもよくないので、注意が必要です。

留守番電話となった場合はメッセージを残し、〇時頃にまたかけなおすという旨を残すようにしておきましょう。

2~3度かけてつながらない場合は、メールやその他のメッセージツールで折り返し電話をかけた旨と後日かけ直す旨を伝えておくと安心です。

ただ、「2~3度かけ直す」という行為は、人によっては好ましく思わないケースもあるため、やりとりをする中で調整していくようにしましょう。

折り返し電話のお願い

結論から言えば、ビジネスにおいて電話は用件のある方からかけるのがマナーであり、こちらから先方に折り返しの電話をお願いすることはNGです。

ただし、緊急の案件の場合は折り返しをお願いするのもやむを得ないでしょう。その際は念のために電話番号も伝言しておくことをおすすめします。

再度折り返しを依頼された時の対応

先方が折り返しの電話に出たものの、「今、手が離せないので後でかけ直してください。」と言われることもあるでしょう。

その時は時間を置いてかけ直せばいいのですが、また先方が忙しいときにかけると同じことを繰り返してしまうので双方が電話できる時間帯を確認しておくことが重要です。

時間帯は前の章でも紹介したように、昼食時や業務時間外を指定することは避けましょう。

5.まとめ

なるべく早く折り返すなど、折り返し電話の基本を押さえておくと、先方に失礼にならない対応ができるようになるでしょう。

また基本がしっかりしていれば、先方から再度折り返しを依頼されるなどイレギュラーな状況でも応用ができます。

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