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新入社員必見!ビジネスで失敗しない電話のかけ方まとめ

新入社員必見!ビジネスで失敗しない電話のかけ方まとめ

電話のかけ方は、社会人としてはじめに習得すべきビジネスマナーの1つです。

電話のかけ方次第では、会社のイメージを大きく左右する可能性があるため、失礼のないようビジネスマナーをしっかりと身につけましょう。

そこで今回は、ビジネスで失敗しない電話のかけ方をご紹介します。

1.ビジネスにおける電話のかけ方の基本

まずは、ビジネス電話をかける際の基本を押さえていきましょう。

電話は顔が見えないやり取りですので、声のトーンや話し方、話の内容だけで印象が決まってしまいます。

電話の内容によっては会社全体の印象が左右されてしまいますので、「会社の顔として電話をかけている」という意識を忘れないようにしましょう。

電話をかける際は、用件を簡潔に伝えられるように情報を整理しておき、電話中は、なるべくハキハキと話し、こちらの声が先方に届きやすいような工夫を心がけましょう。

このように、ビジネス電話のかけ方で失敗しないためには、「心構え」「事前準備」「実践」という3つが大切です。

それぞれのポイントを押さえておけば、イレギュラーな時にも柔軟に対応できますので、次の章から詳しくご紹介していきます。

2.失敗しない電話のかけ方のポイント~心構え~

まずは、先方に電話をかける際の心構えとして意識すべき2つのポイントについて見ていきましょう。

ポイント1.会社の顔としての意識を持つ

ビジネス電話は、会社の顔として電話をかけている意識を持つことが何よりも重要です。

ビデオ通話でもない限り、電話はお互いの顔が見えない中でのやり取りとなります。

電話のやり取りによって会社全体の印象が左右されることもあり、先方が不快な思いをしてしまう可能性もあります。

そのため、会社の顔として先方に対して失礼のないように言葉を選び、丁寧な対応をすることが求められます。

ポイント2.明るく大きな声を意識する

ケースバイケースですが、基本的に明るく大きな声を意識するのも電話をかけるうえで大切なポイントの1つです。

繰り返しますが、電話での印象=会社全体の印象となります。

そのため、先方からの第一印象を良くするために、明るく大きな声で話をするように心がけましょう。

ただ、商談時など先方と交渉したり真剣な話をする場合は、明るく大きな声ではかえって軽薄な印象を与えかねませんので、落ち着いたトーンで話すなど、状況に応じて使い分ける必要があります。

3.失敗しない電話のかけ方のポイント~事前準備~

心構えの大切さがわかったところで、次は失敗しないために準備すべきポイントを2つご紹介します。

この2つを身につければ、いざ電話をかける時にもスムーズなやり取りが可能になります。

ポイント1.避けるべき時間帯を考える

先方に電話をかける前に、避けるべき時間帯があることを確認しましょう。

例えば12~13時の間は、一般的に多くの会社が食事をとる時間としています。

そのため、先方に電話をかけても出られない可能性が高く、人によっては食事時に電話をかけるなんて非常識と思われてしまうこともあります。

もちろん、業務時間外に電話をかけるのもやめておきましょう。

「終業時間を少し過ぎたぐらいならまだ会社にいるだろう。」と思って電話をかけてしまうと、仮につながったとしても、先方が退社しようとしている時だったら最悪のタイミングです。

これらは、電話をかけるうえでの一般的なマナーですが、先方とやり取りする中で、相手の業務内容や立場に合わせて対応しやすい時間帯を見つけることも、好印象につながります。

ポイント2.話す内容をまとめる

電話をかける前に話す内容をしっかりまとめておくことも大切です。

全てのパターンに当てはまるわけではありませんが、以下のように「5W3H」でまとめておくと、用件を簡潔に伝えやすくなります。

「When(いつ:時間)」
「Where(どこで:場所)」
「Who(誰が:対象人物)」
「What(何を:課題)」
「Why(なぜ:理由)」
「How(どのように:手段)」
「How many(どれぐらい:規模)」
「How much(いくら:価格)」

4.失敗しない電話のかけ方のポイント~実践~

電話をかける前の準備が終わったら、いよいよ実践になりますが、ここでも失敗しないために重要なポイントがあります。

特に外せない4つのポイントを見ていきましょう。

ポイント1.電話をかける場所を考える

電話をかける場所を考えることは失敗しないために重要なポイントの1つです。

社内では問題ないと思いますが、出先で電話をかける際はなるべく静かな場所からかけるようにしましょう。

例えば、駅のホームや交通量が多い幹線道路の近くでかけた場合、騒音でスムーズにやり取りできない恐れがありますし、仮にやり取りができても先方に不快な思いをさせてしまいます。

また、地下鉄構内のような電波の悪い場所では、先方の声は聞こえても、こちらの声が届かないこともあるので基本的には避けるべきです。

ただ、急ぎの対応が必要な時には、多少場所が悪くても、スピードを重視した方が良いケースもありますので、状況を踏まえたうえで適切に判断しましょう。

ポイント2.用件は簡潔にまとめる

お互いに限られた時間の中で業務を遂行しているので、用件は簡潔に伝えることを常に意識しましょう。

事前準備の項目にあるように、話す内容を「5W3H」でまとめておくと簡潔に伝えやすくなります。

ポイント3.わかりにくい言葉には注意する

電話をかける際は、わかりにくい言葉に注意する必要があります。

例えば、夜7時に先方とアポイントをとった場合、電話で7時を「シチジ」と言ってしまうと、先方が1時「イチジ」と聞き間違えてしまう可能性がありますので、この場合は19時と言い換えるのが適切です。

わかりにくい言葉はゆっくりとした口調で話すなど、伝わりやすいように意識することが大切です。

ポイント4.先方より先に電話を切らない

電話をかけた方が先に電話を切るというマナーもありますが、基本的には先方より先に電話を切らないようにしましょう。

先方が何かを言いかけた時に電話が切れてしまうのは最悪です。

ただし、こちらから切るのを待っている場合は、電話機のフックを静かに押して切りましょう。

5.失敗しない電話のかけ方のポイント~応用~

最後に、応用編としてビジネスで想定される、ケース別の失敗しない電話のかけ方をご紹介していきます。

ポイント1.先方が不在で別の人が出た時

こちらから電話をかけた時に先方が不在で、別の人が電話に出ることはよくあることです。

この場合は先方が戻ってくる時間を尋ね、改めて電話をかける旨を伝えましょう。

例えば「お戻りは何時ごろになりそうでしょうか。」と予定を聞き、「それでは改めてこちらからお電話を差し上げます。」と伝えて電話を切ります。

基本的に、ビジネスにおいて電話は用件のある方からかけるのがマナーですが、緊急の案件の場合は折り返しをお願いするのもやむを得ないでしょう。その際は電話番号や電話に出られる時間帯なども伝えておきましょう。

ポイント2.そもそもつながらない時

先方の携帯に電話をかけても留守番電話にならず、着信音が鳴り続けるだけで一向につながらないケースも考えられます。

この場合は、7~10コールを目安に電話を切るようにしましょう。

その後、メールやその他のメッセージツールで電話をかけた旨と後日かけ直す旨を伝えておけば大丈夫です。

ポイント3.留守番電話になった時

留守番電話になった場合は、必ず「社名」「名前」「用件」「次に連絡するタイミング」を残すようにしましょう。

こうすることで、先方は折り返しを行うかどうか判断することができますし、急ぎでない場合は次の連絡を待ち、その間に自分の仕事を進めることができます。

また、留守電に切り替わったにもかかわらずメッセージを残さず切ってしまうのは絶対にやめましょう。

先方に余計な手間をかけさせてしまうだけでなく、印象が悪くなります。

ポイント4.折り返しの電話の時

メールではなく電話で連絡をしてきたということは、急ぎの用件である可能性があります。

そのため、できるかぎり早く折り返すのがマナーです。

なお、メールやその他のメッセージツールなどで、電話の内容が送られている可能性もあるため、折り返す前に確認しておきましょう。

ただし、先方の営業時間を過ぎてしまった場合は、折り返しの電話はせず、後日連絡をする旨をメールで連絡しておきましょう。

6.まとめ

電話のかけ方の基本的なポイントを押さえておけば、先方に失礼なくスムーズにビジネスを進めることができるようになります。

また基本がしっかりしていれば、そもそも電話に出ないなどイレギュラーな状況でも慌てずに対応することができます。

今回ご紹介したビジネスで失敗しない電話のかけ方を参考に、電話をかけることが苦手な方も自信を持ってかけられるようになりましょう。

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